O ponto chave para o sucesso de qualquer negócio de alimentação fora do lar é a administração como um todo, por isso nesse artigo vamos falar sobre o controle de estoque do seu restaurante. Afinal, trata-se de um desafio, principalmente para quem está começando, por levantar questões como:
- Como saber a quantidade de produtos que serão vendidos nos próximos dias?
- Quais produtos venderão mais?
- E como satisfazer a todos os clientes utilizando apenas o estoque?
Estas são algumas das perguntas que um controle de estoque bem feito poderá responder, isso sem citarmos o fato de que conhecendo melhor o seu negócio por meio dessa área específica você poderá comprar a quantidade certa, negociar o melhor preço possível e evitar o desperdício, obtendo mais lucros.
E é por isso que separamos as melhores dicas nesse conteúdo.
Vamos a elas?
Aprendendo a fazer o controle de estoque do seu restaurante
Você deve estar se perguntando: Como controlar um estoque de restaurante com tantos ingredientes que podem existir? Bem… Muitos gestores de restaurantes decidem que é muito difícil e já desistem mesmo antes de começar, enquanto outros começam o processo, mas tentam controlar tudo (até grão de sal) e percebem que estão indo para uma estrada que não leva para nenhum lugar, e eventualmente, desistem. Mas saiba que não se trata de uma tarefa impossível: exige apenas dedicação da sua parte.
O processo de administração de suprimentos dentro de um negócio de alimentação é dinâmico e complexo, envolvendo várias etapas e uma grande quantidade de informações e tomada de decisões.
O fluxograma a seguir representa o processo administrativo envolvido nessa logística:
Implementar o controle de estoque em sua cozinha é um processo “passo a passo”. E como você pôde observar no fluxograma acima, tudo se inicia com a escolha do seu cardápio e o próximo passo é:
1) Elaborar uma Ficha Técnica para todos os pratos e drinks do cardápio
Após montar o cardápio, é fundamental saber como cada item dele é “composto”. Isso pode ser feito por meio do seu sistema de gerenciamento de estoque ou, preferencialmente, por meio de uma planilha de Ficha Técnica
Existem vários modelos de Ficha Técnica para Restaurante, e você deve escolher o que mais se adapta ao seu negócio. Trata-se de um documento imprescindível em qualquer cozinha de restaurante e quanto maior for o grau de precisão do mesmo, mais fácil tende a ficar a administração do negócio.
Uma das maiores dificuldades encontradas pelo dono ou gestor de um restaurante, bar ou qualquer outro negócio no Segmento de Alimentação & Bebidas é conseguir quantificar os custos de sua produção, o que também está ligado a essa ficha.
Conhecer a margem real de lucro só é possível se você conhecer seu custo efetivo. Restaurantes bem sucedidos e grandes redes de franquia conseguem ter sucesso no mercado de alimentação por possuírem um sistema eficiente de controle dos seus custos.
O processo basicamente consiste em saber o custo de cada ingrediente, a quantidade usada para produzir determinado item do cardápio e, em seguida, adicionar todos estes dados em uma planilha para se obter o custo total da refeição, conforme consta abaixo:
Agora, tendo entendido mais sobre a questão dos custos, podemos passar para as próximas dicas de controle de estoque do seu restaurante.
2) Levante estatísticas de movimentação do seu estabelecimento
Crie uma rotina para fazer estatísticas mensais ou semanais, de acordo com a sua necessidade, sobre as vendas dos pratos e drinks.
Quais pratos vendem mais e qual a quantidade? Quais pratos vendem menos? Em qual período do ano você vende mais o prato X ou Y?
Pode ser, por exemplo, que você venda mais pratos sofisticados em vésperas de feriado e finais de semana, sendo necessário aumentar o estoque de frutos do mar e vinhos importados para estas datas.
Mas, depois de feito o levantamento de dados, o que fazer com eles?
Agora é hora de estudar o seu negócio e definir as quantidades mínimas e máximas de cada produto do seu estoque!
Com o tempo você vai perceber que existe uma maneira simples e eficaz de fazer a gestão do estoque: a “regra 20/80”, que determina que 20% dos produtos de um restaurante são responsáveis por 80% da sua lucratividade. Com isso em mente, o todo empreendedor do segmento pode focar na gestão de seus produtos mais lucrativos, caso não tenha tempo para se debruçar sobre o controle de todo o estoque.
Do ponto de vista financeiro, o estoque deve ser reduzido para diminuir o capital investido.
3) Saiba por que deve manter um estoque no seu restaurante
Você como proprietário ou gestor de um restaurante não quer perder venda ou diminuir o seu ticket médio porque o ingrediente para produzir determinado prato acabou no meio do expediente, não é mesmo?
Mas também não quer ter desperdício com alimentos sendo jogados fora, porque venceram ou estragaram por serem perecíveis. E é por isso que existem três tipos de estoque, mas a tendência é trabalhar somente com o estoque mínimo, (just in time) suficiente para a produção de poucos dias:
Estoque Mínimo
Também chamado de estoque de segurança, de proteção ou reserva. É a menor quantidade de insumos que devem existir no estoque do seu restaurante, para prevenir qualquer eventualidade ou situação de emergência provocada pelo consumo anormal de determinando prato ou drink. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o consumo médio, e os dias necessários para a entrega do produto.
Estoque mínimo = Prazo de Reposição de Emergência x Consumo Médio
Estoque médio:
É o nível médio do estoque, no qual as operações de suprimento e consumo se realizam. Considera-se geralmente como sendo 50% da quantidade a pedir, mais o estoque mínimo.
Estoque máximo:
É a maior quantidade de insumos que deverá existir no restaurante, para garantir o consumo até o tempo de recebimento do próximo lote de reposição. É o nível acima do qual o restaurante não pretende operar, sob pena de estar desperdiçando recursos investidos em insumos e ingredientes e dificultando a administração e o controle do estoque.
O estoque máximo é calculado por meio de:
- necessidade e programação de pedidos;
- recursos financeiros disponíveis;
- espaço para armazenamento.
Os estoques mínimo e máximo funcionam sempre como níveis de alerta: por meio deles, o administrador do restaurante estará permanentemente corrigindo, redimensionando e adaptando o seu estoque para a otimização do atendimento.
Estoque máximo = Estoque mínimo + Lote de compras
Previsão de Compras = per capita líquido x fator de correção x número de refeições x frequência de utilização – quantidade eventual de estoque + estoque mínimo
Não esqueça que a análise do estoque de um restaurante deve ser feita com base na rotatividade de cada item do cardápio e o tempo de vencimento de cada item.
Alimentos como carnes e laticínios precisam girar mais rápido do que grãos e farináceos, por exemplo. Isso significa que na hora de idealizar o estoque é preciso ter esse tipo de informação em mente para não jogar comida fora ou ficar sem o insumo na hora de preparar o prato que o cliente pediu.
Como a demanda pode aumentar ou diminuir durante o ano, é preciso que o gestor do estoque esteja bem alinhado com a cozinha, para saber quais itens estão em alta e quais podem ser reduzidos.
Agora que você já entendeu o que é estoque mínimo, médio e máximo, pode se programar para iniciar o processo de compras, que também é algo muito importante, mas isso é assunto para outro artigo.
4) Controle a entrada de mercadorias no seu estoque
É de extrema importância conferir cada mercadoria recebida, conferindo e registrando dados como data de entrega, quantidade, padrão e qualidade das mercadorias, pois tudo isso será relevante numa posterior avaliação de desempenho do fornecedor.
Após a recepção, as mercadorias deverão ser higienizadas, e em seguida, armazenadas em condições favoráveis à sua conservação.
Feita a conferência e o armazenamento, cabe ao responsável fazer o registro da entrada da mercadoria no estoque: hoje em dia existem diversos softwares que ajudam nesse controle, ou ainda planilhas que podem auxiliar estabelecimentos menores que não utilizam esses softwares.
5) Classifique os insumos do seu estoque
É muito importante que após as compras você guarde todas a notas e cupons, pois essa iniciativa vai facilitar para que haja um controle de estoque do seu restaurante.
Feito isso, classifique os insumos: seja para facilitar a busca ou te ajudar a identificar as mercadorias que estão em falta ou em excesso, a classificação sempre será uma forte aliada no dia a dia.
Certamente existem diferentes tipos de alimentos em seu estoque, como legumes, verduras, produtos não perecíveis, etc. Separá-los é fundamental para preservar suas características, evitando a mistura de cheiros e contaminações, por exemplo.
6) Respeite o espaço físico do seu estoque
Um erro muito comum dos restaurantes quando adquirem produtos dos fornecedores é o de querer aproveitar ao máximo o menor preço e os descontos, comprando de forma exagerada.
É claro que estocar grandes quantidades de produto parece ser uma ótima ideia, mas quando a mercadoria chega… onde guardar tudo?
Há o perigo de perder esses produtos por conta do mau armazenamento e até mesmo prazo de validade. Atenção então ao tamanho físico do estoque seco, como das geladeiras e freezers.
7) Cuide da limpeza do seu estoque
Mantenha o estoque sempre limpo para deixar os mantimentos livres de contaminações, insetos e, consequentemente, problemas com a Vigilância Sanitária.
Organize seu estoque de maneira que seja possível fazer uma limpeza adequada com frequência. Nada de amontoar insumos, empilhar, deixar no chão ou próximo de lugares úmidos ou com muita poeira. Não corra o risco de ter seu estoque considerado impróprio para consumo.
8) Organize o estoque de insumos não perecíveis
Para organizar o estoque de alimentos não perecíveis de seu restaurante o ideal é deixá-los em prateleiras ou estantes, visto que ele não pode ter contato direto com o piso.
Deve existir um espaço que permita a circulação do ar entre os alimentos. Medidas sugeridas: 25 cm longe do chão, 60 cm longe do teto e 10 cm longe das paredes.
Outra dica importante para alimentos secos ou não perecíveis é não retirar nada da embalagem de fábrica, pois esse material já foi pensado para acondicionar de maneira correta o alimento, além de conter a data de validade impressa nele. Os produtos de limpeza também devem ser guardados longe dos alimentos.
9) Organize o estoque de insumos perecíveis
Já os alimentos perecíveis, logo após a chegada, devem ser acondicionados sob refrigeração, de acordo com a seguinte recomendação (CVS-5/2013).
a) Tempo e temperatura de armazenamento para alimentos congelados:
b) Tempo e temperatura de armazenamento para alimentos refrigerados:
10) Organize os insumos por ordem de validade
Ao organizar o seu estoque, seja de alimentos perecíveis ou não perecíveis, sempre coloque o que vence primeiro na frente para que seja o primeiro item a ser usado.
Obedeça as datas de validade dos produtos e use os mais antigos primeiro: caso o alimento estiver vencido ele deve ir imediatamente para o lixo.
Organize os itens de maneira empilhada ou alinhada, para aproveitar melhor o espaço e facilitar a visualização. Se houver a necessidade de retirá-los das embalagens originais, transfira-os para recipientes higienizados e etiquete com nome, data de validade, marca e data de fabricação.
11) Controle a saída de mercadorias do estoque
Você deve controlar também a saída e distribuição das mercadorias que constam em seu estoque. Utilizando planilhas para auxiliar nessa tarefa, anote tudo que é consumido e que sai do estoque.
Assim, no fechamento do mês, será possível utilizar essas informações e saber se o que está saindo condiz com o que está sendo vendido. Essa iniciativa permite também encontrar ‘”vazamentos de mercadorias’’, ou seja, avaliar se está havendo perda mercadorias por falta de utilização ou por roubos de ingredientes ou insumos do seu restaurante.
12) Faça auditorias e inventários regularmente
Fazer a contagem geral é uma tarefa muitas vezes demorada e até mesmo trabalhosa e chata, porém vai deixar os números do seu estoque sempre atualizados e permitir que possíveis erros sejam encontrados e solucionados com mais rapidez.
Essa contagem total deve ser feita pelo menos uma vez ao mês e não deve ter data específica para acontecer, evitando assim que colaboradores mal intencionados possam manipular alguma coisa.
Outra vantagem de se fazer o inventário do estoque regularmente é que ele permite aos chef’s e cozinheiros a oportunidade de estimular a saída de algum produto que está com um estoque alto ou perto da data de validade. A criatividade da cozinha é um ótimo aliado contra o desperdício!
Crie histórico das contagens, seja através de planilhas, softwares ou mesmo manualmente, para acompanhar o aumento ou redução das quantidades em determinados períodos e entender o comportamento dos produtos dentro do estoque do seu restaurante.
13) Otimize o processo de controle de estoque do seu restaurante com um software de gestão
A rotina do dia-a-dia de um restaurante é tão corrida e exaustiva que você pode estar pensando agora: como eu vou controlar tudo isso?
Mas, a tecnologia veio para ajudar e hoje existem muitos softwares de gestão que auxiliam muito bem essa questão de controle de estoque, assim como todo o histórico do ingrediente ou prato, fornecendo relatórios detalhados de estoque atual, custo do produto, quantidade vendida no mês e muitos outros dados. Com essas ferramentas você fará o controle do estoque do seu restaurante mais facilmente e ainda conseguirá estar de olho na cozinha, no atendimento, no bem estar e na satisfação do seu cliente como um todo.
Uma última dica, é que você separe um tempo do seu dia ou semana, para se dedicar à revisão do seu estoque.
Costumamos dizer que quem tem mais lucro é quem controla melhor, e não quem vende mais. Agora imagine você vendendo bem e tendo um controle total dos processos do seu restaurante: sucesso na certa!
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